De voordelen van elektronisch factureren

Bespaar tijd en geld met e-facturatie
Elektronisch factureren

De voordelen van elektronisch factureren

Bespaar tijd en geld met e-facturatie

Een e-factuur is een bestand met een vaste structuur (UBL) om inkomende en uitgaande facturen digitaal te versturen en automatisch te verwerken. De factuurgegevens worden zo vanuit het ene boekhoudprogramma automatisch verwerkt in een ander boekhoudprogramma. Dit bespaart niet alleen tijd en geld, maar ook foutgevoeligheden. En werkt u voor (semi)overheid zoals gemeenten en onderwijsinstellingen? Dan wordt er van u verwacht dat u vanaf 18 april 2019 e-facturen verstuurd in plaats van reguliere facturen. Wij zetten voor u de voordelen en to do’s op een rij.

Voordelen van e-facturatie

  • Flinke tijdsbesparing
    Bespaar tijd op uw administratie door al uw facturen automatisch naar uw boekhoudpakket te sturen, in plaats van up- of downloaden en inboeken. Ook terugzoeken van specifieke kostenposten wordt eenvoudiger.
  • Kostenbesparing
    Geen handlingkosten meer, het gehele proces verloopt automatisch en foutloos.
  • Voorkomen van fouten
    U voorkomt fouten doordat handmatige handelingen overbodig zijn. Zo worden dubbele facturen automatisch herkend en afgekeurd.
  • Snellere betaling
    Doordat uw verzonden facturen bij de ontvanger direct klaar staan als boekingsvoorstel worden deze gemiddeld 16 dagen eerder betaald. Zo verbetert u eenvoudig uw liquiditeitspositie.
  • Duurzaam en ruimtebesparend
    Papier komt er bij e-factureren niet meer aan te pas. Alle facturen zijn direct veilig online opgeslagen, conform wettelijke eisen. Een archief is overbodig.
  • Gegarandeerd veilig
    Van facturen die verstuurd zijn via het PEPPOL netwerk (meest gebruikte netwerk), is de authenticiteit en integriteit gegarandeerd.

PEPPOL netwerk

Een UBL factuur kunt u nog steeds versturen per e-mail. E-mail is echter niet de meest veilige oplossing. Een veel beter alternatief is het gebruik van het PEPPOL netwerk, zeker bij grotere volumes. Via dit netwerk kunnen e-facturen (UBL) worden verstuurd en ontvangen naar en van alle Europese bedrijven en overheden. Zo is het mogelijk om de UBL facturen te sturen naar KvK- en OIN-nummers. Via het PEPPOL ID worden alle verzenders en ontvangers van e-facturen geïdentificeerd. Hiermee is de veiligheid volledig gegarandeerd en behoren spookfacturen tot het verleden.

Starten met e-facturatie?

E-facturatie is geschikt voor inkomende én uitgaande facturen. Voor de meeste boekhoudprogramma’s is dit vrij eenvoudig in te richten en kunt u direct hiermee aan de slag. Daarnaast kunt u ook verdere procesoptimalisatie doorvoeren door het gehele inkoopproces te automatiseren: van het bestellen van goederen en diensten tot het goedkeuren, verwerken en betalen van een factuur. Of het optimaliseren van het debiteurenproces met bijvoorbeeld automatische herinneringen. Bij de start van een traject maken wij doormiddel van een QuickScan inzichtelijk waar er ruimte voor optimalisatie zit en wat uw ambitieniveau is. Vervolgens stellen we samen met u een stappenplan op om uw ambities op korte en lange termijn te realiseren en de transitie naar elektronisch factureren naadloos te laten verlopen.

Wilt u weten welke stappen en keuzes u moet maken om e-facturatie optimaal in te richten binnen uw organisatie? Wij helpen u graag verder.