Eindejaarstips voor werkgevers 2019

Artikel
Eindejaarstips voor werkgevers 2018

Eindejaarstips voor werkgevers 2019

Artikel

Laatste update: 12 november 2019
Gepubliceerd: 12 november 2019

Met deze eindejaarstips voor u als werkgever zorgt u voor een fijne jaarafsluiting voor u en uw personeel. In deze tips hebben wij zo veel mogelijk rekening gehouden met de plannen van het kabinet voor 2020.

Tip 50: Loonkostenvoordeel voor lage lonen

Werkgevers, die werknemers in dienst hebben met een loon tussen 100% en 125% van het wettelijk minimumloon (WML), krijgen een tegemoetkoming: het lage-inkomensvoordeel (LIV). Voor het LIV gelden de volgende voorwaarden:

  • Het gemiddelde uurloon van de werknemer bedraagt minimaal 100% en maximaal 125% van het WML voor iemand van 21 jaar of ouder.
  • Er is sprake van een substantiële baan (minimaal 1.248 verloonde uren per kalenderjaar).
  • De werknemer heeft de AOW-gerechtigde leeftijd nog niet bereikt.

Wat betreft de verloonde uren gaat het om alle uitbetaalde uren, dus ook uren waarvoor niet gewerkt wordt. Denk aan betaald verlof, ziekte, overwerk en uitbetaalde verlofuren.

Tip! Ga na voor welke werknemers u op grond van het uurloon het loonkostenvoordeel zou kunnen ontvangen. Ga vervolgens na of zij het minimaal vereiste aantal uren werken. Zitten ze net onder de grens, dan kan het lonend zijn het aantal uren te verhogen. Zelfs als u uw werknemer extra betaald verlof zou geven, tellen de uren mee en kunt u het loonkostenvoordeel wellicht toch binnenhalen. Let op dat dit wel consequenties kan hebben voor eventuele toeslagen die uw werknemer ontvangt.

Het LIV is ook van toepassing op werknemers jonger dan 21 jaar. Zij moeten dan echter wel een gemiddeld uurloon hebben van minimaal 100% en maximaal 125% afgeleid van het WML voor iemand van 21 jaar of ouder.

Let op! De definitieve grenzen worden pas in 2020 bekend.

Tip! U hoeft geen apart verzoek te doen voor het LIV. Het LIV wordt automatisch vastgesteld aan de hand van de in uw loonaangifte aanwezige gegevens.

Het LIV wordt vormgegeven als een vast bedrag per verloond uur met een vast bedrag als jaarmaximum, volgens onderstaande tabel.

Voor de tegemoetkoming is het van belang dat u het uurloon binnen de marges houdt.

Tip! Voor jongeren die minder dan 100% afgeleid van het WML verdienen, kan het voordelig zijn het loon te verhogen tot binnen de marge. Let er bij werknemers met een uurloon rond 110% respectievelijk 125% op dat een kleine verhoging van het uurloon kan leiden tot een lager LIV.

Tip 51: Loonkostenvoordeel voor jongeren

Werkgevers die vanaf 1 januari 2018 jongere werknemers in dienst hebben, kunnen jeugd-LIV krijgen. Jeugd-LIV is een tegemoetkoming voor de verhoging van de minimumjeugdlonen in de afgelopen jaren. Het minimumjeugdloon voor 18- tot en met 21-jarigen is sinds 1 juli 2017 flink verhoogd. Per 1 juli 2019 is het vaste percentage van het minimumloon voor 18-, 19- en 20-jarigen nogmaals omhooggegaan. 21-jarigen hebben sindsdien zelfs recht op een volledig wettelijk minimumloon.

Als aan de voorwaarden is voldaan, heeft een werkgever per werknemer recht op een tegemoetkoming per uur. Het voordeel kan in 2019 oplopen tot € 1.892,80 per werknemer per jaar.

Let op! Deze regeling gaat in 2020 veranderen, waardoor minder jeugd-LIV zal worden ontvangen.

Tip 52: Benut ook overige loonkostenvoordelen

Het loonkostenvoordeel (LKV) is een regeling die is ingegaan op 1 januari 2018. Het is een jaarlijkse tegemoetkoming voor werkgevers die oudere werknemers en werknemers met een arbeidsbeperking vanuit een uitkeringssituatie in dienst nemen of houden. Om het LKV te ontvangen, heeft u een kopie van de doelgroepverklaring LKV van uw werknemer nodig. Het LKV bedraagt maximaal € 3,05 per verloond uur en kan oplopen tot € 6.000 per werknemer per jaar.

Tip 53: Benut uw mogelijkheden binnen de werkkostenregeling

Benut ook dit jaar uw mogelijkheden binnen de werkkostenregeling. Beoordeel uw nog resterende vrije ruimte (1,2% van de totale fiscale loonsom) en bekijk of zaken die u in 2020 wilt vergoeden/verstrekken, nog in 2019 kunnen worden vergoed/verstrekt. Het is namelijk niet mogelijk om de vrije ruimte die in 2019 over is, door te schuiven naar 2020.

Tip! Houd er rekening mee dat de vrije ruimte vanaf 2020 wordt verruimd. Tot een loonsom van € 400.000 gaat de vrije ruimte 1,7% bedragen en 1,2% over het meerdere. Dit betekent dat de vrije ruimte ten opzichte van 2019 met maximaal € 2.000 toeneemt.

Houd ook rekening met het gebruikelijkheidscriterium. Dit is een lastig criterium, dat inhoudt dat uw vergoedingen en verstrekkingen niet in de vrije ruimte kunnen worden ondergebracht als deze onderbrenging op zichzelf ongebruikelijk is en/of de omvang van de vergoeding/verstrekking ongebruikelijk is. Ongebruikelijk betekent in dit verband een afwijking van 30% of meer van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Volgens een recent arrest van de Hoge Raad betekent het echter ook niet dat alleen zakelijke vergoedingen en verstrekkingen in de werkkostenregeling kunnen worden ondergebracht. In de betreffende zaak ging het om aandelenpakketten.

Tip! Maak gebruik van de doelmatigheidsmarge van € 2.400 per persoon per jaar. Tot dit bedrag beschouwt de Belastingdienst de vergoedingen/verstrekkingen in ieder geval als gebruikelijk. Het bedrag van € 2.400 geldt in alle redelijkheid, dus bijvoorbeeld niet voor zover het loon van de werknemer lager is dan de bedragen waar hij recht op heeft volgens de Wet op het minimumloon of als stagiair. Overigens betekent dit niet dat het bedrag van € 2.400 per definitie onbelast is. Het bedrag telt ‘gewoon’ voor de vrije ruimte en kan dus mogelijk een extra heffing van 80% opleveren voor de werkgever.

Maak gebruik van de collectieve vrije ruimte binnen de concernregeling. Houd er hierbij rekening mee dat de concernregeling alleen geldt voor bv’s, nv’s en stichtingen en dat een belang van minimaal 95% gedurende het gehele jaar vereist is.

Tip 54: Vier kerst dit jaar ‘WKR-optimaal’ met uw personeel

Geef bij dreigende overschrijding van de vrije ruimte in plaats van een kerstpakket eens een nieuwjaarsgeschenk. Of vervang de kerstborrel buiten de deur door een nieuwjaarsborrel buiten de deur. Het bedrijfsfeestje is begin 2020 misschien net zo gezellig als eind 2019. Omdat deze verstrekkingen dan in 2020 plaatsvinden, komen ze ook ten laste van de vrije ruimte in 2020.

Let op! Bedenk wel dat schuiven alleen zin heeft als u in 2020 niet met dezelfde dreigende overschrijding van de vrije ruimte te maken krijgt.

Denk ook eens na over het anders inrichten van bepaalde vergoedingen of verstrekkingen. De kerstborrel buiten de deur is met wat aankleding misschien wel net zo gezellig in uw bedrijfspand. Dit is aantrekkelijk, omdat de kerstborrel buiten de deur ten laste van de vrije ruimte komt, terwijl de borrel binnenshuis op nihil is gewaardeerd.

Let op! Gaat de borrel binnenshuis gepaard met een maaltijd, dan komt voor de maaltijd wel het forfaitaire bedrag van € 3,35 per werknemer ten laste van de vrije ruimte. Dit is echter altijd beduidend minder dan de werkelijke waarde van een maaltijd buiten de deur, die anders ten laste van uw vrije ruimte was gekomen.

Tip 55: Speel in op nieuwe fietsenregeling

In 2020 wordt een nieuwe regeling voor de fiets van de zaak ingevoerd. Net als bij de auto wordt bijtelling berekend over de consumentenadviesprijs van de fiets, als deze voor privégebruik ter beschikking staat. Als de fiets ter beschikking staat voor woon-werkverkeer, wordt de fiets ook geacht voor privégebruik ter beschikking te staan. De bijtelling voor de fiets gaat 7% bedragen. Deze bijtelling wordt tot het inkomen van uw werknemer gerekend en hierover betaalt hij of zij belasting.

Let op! De maatregel gaat niet gelden als de fiets verstrekt of vergoed wordt. De fiets moet dus eigendom blijven van de werkgever en de werknemer mag deze gebruiken. Dit betekent ook dat de fiets bij het einde van het dienstverband moet worden teruggegeven of dat de werknemer een reëel bedrag betaalt voor het overnemen van de fiets. De bijtelling omhelst niet eventuele accessoires die ter beschikking worden gesteld, zoals regenpakken, fietstassen etc. Daarvoor gelden de normale regels van de werkkostenregeling.

Tip! Bent u voornemens om in 2020 een leasefiets ter beschikking te stellen aan uw werknemer? Dan kunt u evengoed nog een reiskostenvergoeding van € 0,19 per km betalen voor zakelijke reizen die niet met de leasefiets zijn afgelegd.

Tip! U kunt een ter beschikking gestelde fiets na enkele jaren wel weer aan de werknemer verkopen voor de dan geldende dagwaarde en vanaf dat moment weer een vergoeding betalen van € 0,19 per km voor met de fiets zakelijk afgelegde kilometers. Dit kan met name aantrekkelijk zijn als de werknemer veel woon-werkverkeer fietsend aflegt.

De nieuwe fietsregeling zal gaan gelden voor alle soorten fietsen en zelfs voor bromfietsen die mede door spierkracht worden voortbewogen en beschikken over een elektromotor. Deze laatste categorie ziet met name op de speed-pedelecs.

Tip! Schaft u dit jaar nog een speed-pedelec aan die u ter beschikking gaat stellen aan uw werknemer? Dan heeft u wellicht recht op milieu-investeringaftrek (maximaal 13,5% over 50% van het investeringsbedrag). Vraag uw adviseur naar de mogelijkheden!

De btw-regels voor een fiets van de zaak wijzigen niet. Normaliter kunt u de btw voor privégebruik door werknemers niet aftrekken, maar voor fietsen geldt een uitzondering. Tot een bedrag van € 749 (inclusief btw) mag u de btw aftrekken.

Voor zakelijke ritten die niet met de fiets worden afgelegd kan een vergoeding van € 0,19 per km gegeven worden, ook als een fiets ter beschikking is gesteld.

Tip 56: Houd rekening met wijziging 30%-regeling

De 30%-regeling voor buitenlandse werknemers met een specifieke deskundigheid is gewijzigd. Vanaf 2019 mogen werkgevers de regeling nog maar vijf jaar toepassen in plaats van acht jaar. Er is overgangsrecht ingevoerd voor de groep werknemers waarvoor de regeling als gevolg van deze maatregel in 2019 of 2020 zou eindigen.

Op basis van de 30%-regeling mag een werkgever 30% van het salaris van de betreffende werknemer belastingvrij uitbetalen als tegemoetkoming in de extra kosten van de buitenlandse werknemer. Een hoger percentage mag ook, mits aannemelijk wordt gemaakt dat de kosten ook hoger zijn.

Er gelden wel de nodige voorwaarden om de regeling te mogen toepassen. Met name moet sprake zijn van een specifieke deskundigheid. Dit is onder meer het geval als het jaarsalaris, exclusief de belastingvrije vergoeding, in 2019 minstens € 37.743 bedraagt. Voor werknemers jonger dan 30 jaar met een mastertitel geldt een verlaagde salariseis van € 28.690. Verder moet de werknemer voordat hij bij de Nederlandse werkgever in dienst trad, op minstens 150 km afstand van de Nederlandse grens hebben gewoond.

Tip! Een soortgelijke regeling geldt voor werknemers die tijdelijk in het buitenland werken. Ook aan die werknemers mag onder voorwaarden 30% van de beloning onbelast worden uitbetaald. Deze regeling wijzigt niet.

Tip 57: Vorm een voorziening voor een transitievergoeding

Bij onvrijwillig ontslag van een werknemer bent u in beginsel een transitievergoeding verschuldigd. De hoogte ervan is afhankelijk van het aantal jaren dat de werknemer bij u in dienst is geweest en de hoogte van het salaris. De transitievergoeding bedraagt dit jaar maximaal € 81.000 of een jaarsalaris als dit meer is. Zijn er voldoende aanwijzingen dat u op niet al te lange termijn een of meer werknemers moet ontslaan, dan kunt u een voorziening vormen voor een transitievergoeding. Op deze manier kunt u nu al rekening houden met de kosten van een transitievergoeding die zich pas in de toekomst zullen voordoen. De hoogte van de voorziening moet u afstemmen op de te verwachten kosten en de te verwachten termijn waarop deze kosten zich zullen voordoen.

Let op! Er moet een redelijke mate van zekerheid bestaan dat de transitievergoeding betaald moet worden. U zult dit dus aannemelijk moeten kunnen maken, bijvoorbeeld door aan te tonen dat een reorganisatie op termijn niet is te voorkomen.

Tip 58: Bereid u voor op e-Herkenning UWV en Belastingdienst

Het UWV maakt sinds november 2018 gebruik van e-Herkenning. E-Herkenning is een digitaal hulpmiddel waarmee u toegang kunt krijgen tot diverse overheidsdiensten en bedrijven. Door gebruik te maken van e-Herkenning hoeft u niet langer verschillende inlogcodes en bijbehorende wachtwoorden te gebruiken. Het gebruik van e-Herkenning bij het UWV is sinds 1 november 2019 verplicht. U moet het dan onder meer gaan gebruiken voor ziek- en herstelmeldingen.

De Belastingdienst gaat e-Herkenning eveneens vanaf 2020 verplicht stellen voor rechtspersonen die de loonaangifte willen doen. Niet-rechtspersonen kunnen hiervoor in 2020 nog DigiD blijven gebruiken.

E-Herkenning kent vijf verschillende veiligheidsniveaus. Het UWV en de Belastingdienst gaan het een-na-hoogste veiligheidsniveau gebruiken, niveau 3. Hoe hoger het veiligheidsniveau, hoe meer zekerheid er verkregen wordt over uw identiteit. Op dit niveau logt u in met een gebruikersnaam en wachtwoord, aangevuld met een sms- of pincode. Met een hoger veiligheidsniveau kunt u wel inloggen bij organisaties met een lager veiligheidsniveau. Andersom kan niet.

Tip! Het is verstandig om te inventariseren op welk veiligheidsniveau organisaties werken waarmee u zakendoet. Op basis daarvan kunt u zelf een veiligheidsniveau kiezen waarmee u bij al deze organisaties kunt inloggen.

Aan het gebruik van e-Herkenning zijn kosten verbonden. Afhankelijk van de leverancier en het veiligheidsniveau betaalt u per medewerker die e-Herkenning gaat gebruiken, maximaal € 80 per jaar.

Meer eindejaarstips lezen?

Bent u geïntesseerd in meer eindejaarstips? Bekijk dan ook: